Intranet-Relaunch - Wie plant man einen Intranet-Relaunch?

In einer sehr umfassenden Studie beschäftigt sich Nielsen mit der Problematik ein Intranet-Portal einzuführen bzw. einen Relaunch durchzuführen. Der Titel der Studie lautet „Usability of Intranet-Portals - a Report From the Trenches“.

Eine für alle optimale Vorgehensweise bei der Planung eines Intranet-Relaunch gibt es nicht, da die Voraussetzungen der Unternehmen sehr unterschiedlich sind. Die Anforderungen an ein Intranet ergeben sich u.a. dadurch, ob es sich um ein national oder international tätiges Unternehmen handelt, ob es zentral oder dezentral organisiert ist (wie autonom sind die einzelnen Standorte/Länder?) und wie heterogen ist das Portfolio? D.h. handelt es sich um ein Unternehmen, welches in mehreren Branchen bzw. Märkten tätig ist?

Die Organisation eines Unternehmens und dessen struktureller Aufbau müssen in diesem Relaunch-Prozess berücksichtigt werden. Ein weiterer Fokus liegt jedoch auf den Mitarbeitern. Die Mitarbeiter sind an das aktuelle Intranet gewöhnt, auch wenn es nicht optimal ist, wurden Strategien erarbeitet, damit man so schnell wie möglich an die benötigten Informationen gelangt. Ein neues Intranet bedeutet eine enorme Umstellung. Generelles Ziel des Intranet ist es, den Mitarbeitern die benötigten Informationen bzw. Tools, die sie für Ihre Arbeit benötigen, zugänglich zu machen, um damit die Arbeit effektiver erledigen zu können. Nach einem Relaunch muss der Zugang zu Informationen jedoch neu erlernt werden. Ist die Informationsarchitektur für die Nutzer nachvollziehbar gestaltet, dann ist eine wichtige Voraussetzung für die Akzeptanz und schnelle Einarbeitung in das neue Intranet geschaffen. Allerdings ist das neue Intranet nicht nur ungewohnt, sondern trifft auch häufig auf Vorbehalte oder sogar Ablehnung bei ängstlichen Nutzern. Je nach Unternehmenskultur gibt es eine ganze Reihe Mitarbeiter, die Angst vor Veränderungen und gerade vor technischen Neuerungen haben. Hier muss sowohl das technische als auch das fachliche Können der Mitarbeiter berücksichtigt werden.

Im Folgenden werden sieben Punkte erläutert, die bei der Lösung dieser grundsätzlichen Probleme helfen können:

  1. Zu Beginn eines Relaunch-Prozesses sollte eine umfassende Analyse stehen, um festzustellen, wie genau die Voraussetzungen im Unternehmen aussehen, um daraufhin eine Lösung erarbeiten zu können. Diese Analyse sollte unter anderem Beschwerden einbeziehen und mit Hilfe einer Mitarbeiterbefragung gestützt werden. Am besten wissen die Nutzer des Intranet und damit die Mitarbeiter, wo die größten Baustellen sind.
  2. Weiterhin benötigt man die Unterstützung des Managements/ der Unternehmensleitung. Man sollte mindestens einen Fürsprecher und Unterstützer gewinnen, dies vereinfacht sowohl die Durchführung und die Umsetzung als auch die Akzeptanz bei den Mitarbeitern.
  3. Bilden Sie ein abteilungsübergreifendes Team für den Relaunch-Prozess. Dies eröffnet neue Sichtweisen und steigert ebenfalls die spätere Akzeptanz des Intranet.
  4. Sehr wichtig ist weiterhin, dass die Mitarbeiter in den Prozess einbezogen werden und zwar von Beginn an. Mit Hilfe regelmäßiger Statusberichte sollten die Nutzer über folgende Aspekte informiert werden:

    • Was planen wir?
    • Wo sind wir aktuell?
    • Was haben wir bereits/aktuell umgesetzt?

  5. Ferner sollten einige Mitarbeiter unmittelbar einbezogen werden. Im Rahmen von Fokusgruppen können Problemanalysen oder auch Konzeptbewertungen stattfinden.
  6. Wurde die Analysephase abgeschlossen und es liegen Gestaltungs-/Design-Konzepte bzw. ein Prototyp vor, dann sparen Usability-Tests kostspielige Anpassungen am Ende des Relaunch-Prozesses, wenn die Anpassungen bereits an der programmierten Version vorgenommen werden müssen. Außerdem fördern auch solche Maßnahmen wiederum die Akzeptanz des neuen Intranet. Viele Mitarbeiter freuen sich darüber, dass man sie nach ihrer Meinung fragt und sind sehr engagiert bei der Sache.
  7. Aber egal wie positiv die Mitarbeiter bereits dem neuen Intranet gegenüber eingestellt sind, bedarf es vor der Einführung der Schulung der Mitarbeiter. Dies kann beispielsweise in Form von Videos oder Guided Tours geschehen. Voraussetzung für den Einsatz solcher Hilfsmittel ist deren Akzeptanz. Wird in einem Unternehmen das persönliche Gespräch bevorzugt (wesentlicher Aspekt in einer Unternehmenskultur), dann ist dies kein geeigneter Weg. Alternativ können einzelne Mitarbeiter aus allen Abteilungen geschult werden, die dann innerhalb ihrer Abteilungen kleinere Schulungen bzw. Einweisungen durchführen und bei Fragen unmittelbar zur Verfügung stehen.

Werden diese sieben Punkte berücksichtigt, dann können viele Hürden von vorn herein aus dem Weg geräumt werden.

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