Konzeption und Optimierung von Intranets mit
Hilfe von Mitarbeiterbefragungen

Wann ist diese Methode geeignet?

Bei der Konzeption von Intranets sollten die Mitarbeiter so früh wie möglich involviert werden: Beginnend bei der Anforderungsanalyse, über die Bewertung von ersten Konzepten und Prototypen bis hin zur (kontinuierlichen) Evaluation und Optimierung eines im Betrieb befindlichen Intranets.

Mitarbeiterbefragungen sind vor allem aufgrund Ihrer sehr hohen Response-/ Teilnahmequoten (mehr als 75% sind normal) sehr gut geeignet, um zuverlässige und valide Daten über die Bedürfnisse, Wünsche und Anforderungen der Mitarbeiter zu gewinnen. Methodisch gelingt dies vor allem mit Hilfe einer KANO-Analyse.

Aber auch bei der Bewertung eines vorhandenen Intranets können durch regelmäßige Mitarbeiterbefragungen wertvolle Erkenntnisse zur Verbesserung der Bedienbarkeit und Nützlichkeit gewonnen werden. Zudem lassen sich über solche Befragungen Verbesserungspotenziale identifizieren und unterschiedliche Nutzertypen / -gruppen identifizieren. Letzteres gelingt vor allem über die Bildung von Personas.

Aufgrund zahlreicher Zufriedenheitsanalysen für Intranets sind wir zudem in der Lage ein Benchmarking durchzuführen. Wie können Ihnen zeigen was sie von Best Pratices Ihrer Branche „lernen“ können und was Sie unbedingt vermeiden müssen.

Mögliche Fragestellungen:

• Wie zufrieden sind die Mitarbeiter mit einem vorhandenen Intranet, in Bezug auf die Aspekte Usability, Nützlichkeit, Joy of Use und optische Gestaltung?
• Unterstützt Ihr Intranet bei der täglichen Arbeit? Wofür wird Ihr Intranet wirklich eingesetzt?
• Wie intensiv wird Ihr vorhandenes Intranet genutzt und mit welchen Intentionen?
• Gibt es unterschiedliche Nutzertypen – so genannte Personas, die sich in Bezug auf ihre Anforderungen und ihr Nutzungsverhalten unterscheiden?
• Welche Anforderungen und Erwartungen bestehen an das Intranet? Wie kann man Mitarbeiter begeistern und zu einer regelmäßigen Nutzung des Intranets motivieren?
• Wie unterscheiden sich Anforderungen, Erwartungen und Nutzungsmuster zwischen neuen Mitarbeitern und „alten Hasen“?
• Welche Verbesserungspotenziale sehen Ihre Mitarbeiter?
• Vergleich mit anderen Intranets: Was kann man von anderen Intranets lernen? Was machen andere besser?

Und viele andere mehr…

Im Rahmen eines Kick-Offs legen wir gemeinsam mit Ihnen die zentralen Fragestellungen und Untersuchungsziele fest. Darauf aufbauend entwickeln und konzipieren wir das für Sie geeignete Untersuchungskonzept.

In welcher Projektphase einsetzbar?

• Konzeption / Entwicklung
  Bereits in der frühen Entwicklungs- bzw. Konzeptionsphase lassen sich die Anforderungen und Erwartungen an ein neu zu entwickelndes und/ oder zu überarbeitendes Intranet (Re-Design) mit Hilfe einer Mitarbeiterbefragung ermitteln. Idealer Weise führt man diese in Kombination mit Fokusgruppen durch, wobei die Fokusgruppen der Mitarbeiterbefragung vorgeschaltet werden sollten.
• Betrieb
  In dieser Phase können Mitarbeiterumfragen wertvolle Erkenntnisse zur Zufriedenheit mit dem Intranet bereitstellen. Es lassen sich Optimierungs- und Verbesserungspotenziale aus Sicht der Mitarbeiter identifizieren und für eine permanente Optimierung nutzen.

Wie läuft diese Methode ab?

Im Rahmen eines Kick-Off Workshops definieren wir gemeinsam, welche Problem-, Fragestellungen und Themen im Rahmen der Umfrage im Vordergrund stehen. Hier führen wir im Vorfeld eine Bestands- und Problemanalyse für Sie durch.

Befragungen von Mitarbeitern im Rahmen der Entwicklung / Neu-Konzeption und/ oder Optimierung von vorhandenen Intranets sollten stets als Vollerhebungen angesetzt werden. Alle Mitarbeiter müssen die Möglichkeit erhalten an der Befragung teilzunehmen.

Per E-Mail werden die Mitarbeiter auf die Umfrage hingewiesen, welche als Online-Fragebogen am Arbeitsplatz ausgefüllt werden kann. Sollten nicht alle Mitarbeiter Zugriff auf einen Rechner haben, so ist es erforderlich über mobile Lösungen oder Terminals auch diesen eine Teilnahme zu ermöglichen.

Über ein Online-Reporting kann man bereits unmittelbar nach dem Start der Erhebung die ersten Ergebnisse einsehen. Abhängig vom Zeitpunkt der Erhebung (z. B. Urlaubszeit) sollte die Umfrage 2-3 Wochen zugänglich sein.

Im Anschluss an die Erhebung findet eine detaillierte Datenauswertung und Interpretation statt. Auch leiten wir konkrete Empfehlungen ab, ausgerichtet an Ihren Problem- und Fragstellungen.

Stärken der Methode:

• Mitarbeiter werden bei der Konzeption und Weiterentwicklung des Intranets involviert.
• Inhalte, Funktionen, Informationsarchitektur und auch die Navigation werden an den Wünschen der Mitarbeiter ausgerichtet.
• Permanente Zufriedenheitsanalysen zeigen Veränderungen in den Anforderungen und Erwartungen, sowie im Umgang mit dem Intranet auf und ermöglichen somit eine frühzeitige Anpassung.

Wie groß sollte die Stichprobe sein?

Aufgrund der erfahrungsgemäß hohen Teilnahmebereitschaft unter der Mitarbeiterschaft stellt die Stichprobengröße bei Mitarbeiterbefragungen in der Regel kein Problem dar. Wichtig ist jedoch, dass alle Mitarbeiter – bzw. konkreter Anwender / Nutzer eines vorhandenen Intranets bzw. Anspruchsgruppen an ein zu entwickelndes Intranet - die Chance erhalten an der Umfrage teilzunehmen.

Wie lange dauert die Durchführung?

Die Projektgesamtdauer liegt bei 3-4 Wochen, beginnen bei der Aufnahme Ihrer Anforderungen und Erwartungen an die Umfrage bis hin zur Ergebnislieferung und Bereitstellung von konkreten Empfehlungen. Darin enthalten ist die 2-3 Wochen umfassende Feldzeit zur Erhebung der Daten.

Welchen Input müssen Sie leisten?

Die Erfahrung hat gezeigt, dass es sehr sinnvoll ist, Ihre Fragestellungen in einem Workshop mit Ihnen gemeinsam zu gewichten bzw. zu konkretisieren. Hierbei können wir auf unsere umfangreiche Projekterfahrung zurückgreifen. Sollte ein Intranet bereits bestehen, so schauen wir uns dieses vorab im Detail an, zeigen Problem-/ Optimierungsbereiche auf und geben Anregungen für die im Fokus stehenden Untersuchungsgegenstände und Fragestellungen.

Was erhalten Sie von uns?

Bereitgestellte Leistungen im Überblick:

• Konzeption und Erstellung des Fragebogens für die Mitarbeiterbefragung bzw. Beratung bei der Fragebogenerstellung
• Programmierung der Online-Fragebögen (inkl. Einbindung von Bildern, Audio- und Videofiles)
• Durchführung der Befragung & Datenanalysen
• Online-Reporting: Möglichkeit, schon während der laufenden Befragung einen Blick auf die bis dato erhobenen Daten zu werfen
• Interpretativer Chartband mit folgenden Inhalten:
  • Management-Summary
  • Ausführliche Darstellung der Ergebnisse aus Befragungsdaten (tabellarische / graphische Aufbereitung)
  • Interpretation der Daten
  • Konkrete Handlungs- bzw. Optimierungsempfehlungen

Diese Leistungen können im Paket (Full-Service) oder als Einzelleistungen beauftragt werden.

Auf Wunsch präsentieren wir die Ergebnisse und Erkenntnisse der Befragung im Rahmen eines moderierten Workshops.

Haben Sie noch weitere Fragen? Dann sprechen Sie uns an! Wir beraten Sie gern.