Mitarbeiterbefragungen

Wann ist diese Methode geeignet?

Bei der Konzeption von Intranets sollten die Mitarbeiter so früh wie möglich involviert werden: Beginnend bei der Anforderungsanalyse, über die Bewertung von ersten Konzepten und Prototypen bis hin zur (kontinuierlichen) Evaluation und Optimierung eines im Betrieb befindlichen Intranet.

Aber auch über Intranets hinaus können die Bewertungen von Mitarbeitern von Interesse sein, so lässt sich hiermit ermitteln, inwiefern die Mitarbeiter bspw. durch mobile Anwendungen unterstützt werden können.

Mitarbeiterbefragungen sind vor allem aufgrund Ihrer sehr hohen Response-/ Teilnahmequoten (mehr als 75% sind normal) sehr gut geeignet, um zuverlässige und valide Daten über die Bedürfnisse, Wünsche und Anforderungen der Mitarbeiter zu gewinnen. Methodisch gelingt dies vor allem mit Hilfe einer KANO-Analyse.

Bei der Bewertung eines vorhandenen Intranet können durch regelmäßige Mitarbeiterbefragungen wertvolle Erkenntnisse zur Verbesserung der Bedienbarkeit und Nützlichkeit gewonnen werden. Mit Hilfe solcher Befragungen lassen sich Verbesserungspotenziale identifizieren. Zudem können Nutzertypen/-gruppen ermittelt werden, indem Personas gebildet werden.

Aufgrund zahlreiche durchgeführter Zufriedenheitsanalysen für Intranets sind wir zudem in der Lage ein Benchmarking durchzuführen. Wir können Ihnen zeigen, was sie von Best Practices Ihrer Branche „lernen“ können und was Sie unbedingt vermeiden sollten.

Mögliche Fragestellungen:

• Wie zufrieden sind die Mitarbeiter mit einem vorhandenen Intranet, in Bezug auf die Aspekte Usability, Nützlichkeit, Joy of Use und optische Gestaltung?
• Unterstützt das Intranet Ihre Mitarbeiter bei der täglichen Arbeit? Wofür wird Ihr Intranet wirklich eingesetzt?
• Wie intensiv wird Ihr vorhandenes Intranet genutzt und mit welchen Intentionen?
• Gibt es unterschiedliche Nutzertypen – so genannte Personas, die sich in Bezug auf ihre Anforderungen und ihr Nutzungsverhalten unterscheiden?
• Welche Anforderungen und Erwartungen bestehen an das Intranet? Wie kann man Mitarbeiter begeistern und zu einer regelmäßigen Nutzung des Intranet motivieren?
• Wie unterscheiden sich Anforderungen, Erwartungen und Nutzungsmuster zwischen neuen Mitarbeitern und „alten Hasen“?
• Welche Verbesserungspotenziale sehen Ihre Mitarbeiter?
• Vergleich mit anderen Intranets: Was kann man von anderen Intranets lernen? Was machen andere besser?
• Mit welchen Medien und in welcher Form können die Mitarbeiter bei Ihrer Arbeit noch unterstützt werden – z.B. durch das Angebot von mobilen Anwendungen?

Und viele andere mehr…

Im Rahmen eines Kick-Offs legen wir gemeinsam mit Ihnen die zentralen Fragestellungen und Untersuchungsziele fest. Darauf aufbauend entwickeln und konzipieren wir das für Sie geeignete Untersuchungskonzept.

In welcher Projektphase einsetzbar?

• Konzeption / Entwicklung
  Bereits in der frühen Entwicklungs- bzw. Konzeptionsphase lassen sich die Anforderungen und Erwartungen an ein neu zu entwickelndes und/ oder zu überarbeitendes Intranet (Re-Design) mit Hilfe einer Mitarbeiterbefragung ermitteln. Idealer Weise führt man diese in Kombination mit Fokusgruppen durch, wobei die Fokusgruppen der Mitarbeiterbefragung vorgeschaltet werden sollten.
• Betrieb
  In dieser Phase können Mitarbeiterumfragen wertvolle Erkenntnisse zur Zufriedenheit mit dem Intranet bereitstellen. Es lassen sich Optimierungs- und Verbesserungspotenziale aus Sicht der Mitarbeiter identifizieren und für eine permanente Optimierung nutzen.

Wie läuft diese Methode ab?

Im Rahmen eines Kick-Off Workshops definieren wir gemeinsam, welche Problem-, Fragestellungen und Themen im Rahmen der Umfrage im Vordergrund stehen. Hier führen wir im Vorfeld eine Bestands- und Problemanalyse für Sie durch, angelegt als eine Befragung der Mitarbeiter, die das Intranet aktiv nutzen bzw. in Form einer Konsultation von Mitarbeitern während der Nutzung des Intranet.

Befragungen von Mitarbeitern im Rahmen der Entwicklung / Neu-Konzeption und/ oder Optimierung von vorhandenen Intranets sollten stets als Vollerhebungen angesetzt werden. Alle Mitarbeiter müssen die Möglichkeit erhalten, an der Befragung teilzunehmen.

Per E-Mail werden die Mitarbeiter auf die Umfrage hingewiesen, welche als Online-Fragebogen am Arbeitsplatz ausgefüllt werden kann. Sollten nicht alle Mitarbeiter Zugriff auf einen Rechner haben, so ist es erforderlich, über mobile Lösungen oder Terminals auch diesen Mitarbeitern eine Teilnahme zu ermöglichen.

Über ein Online-Reporting kann man bereits unmittelbar nach dem Start der Erhebung die ersten Ergebnisse einsehen. Abhängig vom Zeitpunkt der Erhebung (z. B. Urlaubszeit) sollte die Umfrage 2-3 Wochen zugänglich sein.

Im Anschluss an die Erhebung findet eine detaillierte Datenauswertung und Interpretation statt. Wir leiten konkrete Empfehlungen ab, ausgerichtet an Ihren Problem- und Fragstellungen.

Stärken der Methode:

• Mitarbeiter werden bei der Konzeption und Weiterentwicklung des Intranet bzw. anderer Anwendungen involviert. Damit steigt die Akzeptanz bei Veränderungen oder Neuentwicklungen.
• Inhalte, Funktionen, Informationsarchitektur und auch die Navigation werden an den Wünschen der Mitarbeiter ausgerichtet.
• Permanente Zufriedenheitsanalysen zeigen Veränderungen in den Anforderungen und Erwartungen, sowie im Umgang mit dem Intranet auf und ermöglichen somit eine frühzeitige Anpassung.

Wie groß sollte die Stichprobe sein?

Aufgrund der erfahrungsgemäß hohen Teilnahmebereitschaft unter der Mitarbeiterschaft stellt die Stichprobengröße bei Mitarbeiterbefragungen in der Regel kein Problem dar. Wichtig ist jedoch, dass alle Mitarbeiter die Chance erhalten an der Umfrage teilzunehmen, d.h. sowohl die Nutzer des vorhandenen Intranet als auch die Nicht-Nutzer sollten zur Befragung eingeladen werden. Somit lassen sich bei Bedarf Gründe für die Nichtnutzung des Intranet ermitteln. Darüber hinaus werden auch die Anforderungen der Nichtnutzer einbezogen und damit eine zukünftige Nutzung gefördert.

Gilt es die Anforderungen und Erwartungen an ein zu entwickelndes Intranet zu klären, dann sollten alle Anspruchsgruppen bei der Befragung berücksichtigt und zu dieser eingeladen werden.

Wie lange dauert die Durchführung?

Die Projektgesamtdauer liegt bei 3-4 Wochen, beginnen bei der Aufnahme Ihrer Anforderungen und Erwartungen an die Umfrage bis hin zur Ergebnislieferung und Bereitstellung von konkreten Empfehlungen. Darin enthalten ist die 2-3 Wochen umfassende Feldzeit zur Erhebung der Daten.

Welchen Input müssen Sie leisten?

Die Erfahrung hat gezeigt, dass es sehr sinnvoll ist, Ihre Fragestellungen in einem Workshop mit Ihnen gemeinsam zu gewichten bzw. zu konkretisieren. Hierbei können wir auf unsere umfangreiche Projekterfahrung zurückgreifen. Sollte ein Intranet bereits bestehen, so schauen wir uns dieses vorab im Detail an, zeigen Problem-/ Optimierungsbereiche auf und geben Anregungen für die im Fokus stehenden Untersuchungsgegenstände und Fragestellungen.

Was erhalten Sie von uns?

Bereitgestellte Leistungen im Überblick:

• Konzeption und Erstellung des Fragebogens für die Mitarbeiterbefragung bzw. Beratung bei der Fragebogenerstellung
• Programmierung der Online-Fragebögen (inkl. Einbindung von Bildern, Audio- und Videofiles)
• Durchführung der Befragung & Datenanalysen
• Online-Reporting: Möglichkeit, schon während der laufenden Befragung einen Blick auf die bis dato erhobenen Daten zu werfen
• Interpretativer Chartband mit folgenden Inhalten:
  • Management-Summary
  • Ausführliche Darstellung der Ergebnisse aus Befragungsdaten (tabellarische / graphische Aufbereitung)
  • Interpretation der Daten
  • Konkrete Handlungs- bzw. Optimierungsempfehlungen

Diese Leistungen können im Paket (Full-Service) oder als Einzelleistungen beauftragt werden.

Auf Wunsch präsentieren wir die Ergebnisse und Erkenntnisse der Befragung im Rahmen eines moderierten Workshops.

Haben Sie noch weitere Fragen? Dann sprechen Sie uns an! Wir beraten Sie gern.