Intranet-Relaunch - Neustrukturierung des Intranet - aber wie?

In einem ersten Forschungsbeitrag zum Thema Intranet-Relaunch ging es um den Relaunch-Prozess im Gesamten, welche Probleme damit verbunden sind und welche Maßnahmen dagegen ergriffen werden können. Dieser Forschungsbeitrag beschäftigt sich mit der Frage, wie sieht die optimale Informationsarchitektur aus und wie gelange ich zu dieser. Auch während eines Intranet-Relaunch wird viel über das Design diskutiert, dabei ist kein originelles Design im Intranet notwendig. Der Content ist wichtiger als das Design. Und mindestens genauso wichtig ist es, dass der gesuchte Content möglichst schnell gefunden wird. Ein schlecht strukturiertes Intranet kostet die Nutzer sehr viel Zeit bei der Suche nach Informationen und das Unternehmen damit Geld.

In Intranets besteht eine Schwierigkeit für Unternehmen häufig darin, dass sich Redaktionsprozesse und damit Informationsgliederung stark an die Abteilungsorganisation des Unternehmens anlehnen. Für Redakteure ist es immer am einfachsten, wenn sie ihre Artikel in die Rubriken entsprechend ihrer Abteilungszugehörigkeit einstellen können. Somit ergibt sich schnell eine abteilungsgebundene Strukturierung der Intranet-Inhalte.

Bei der Suche nach Inhalten denken Nutzer aber nicht in Abteilungen. Häufig wissen die Mitarbeiter auch gar nicht, welche Abteilung für ein bestimmtes Thema zuständig ist. Die Nutzer haben ihr eigenes mentales Modell zu ihren Aufgaben und benötigten Informationen im Kopf, welches sich meist gravierend von der aktuellen Informationsarchitektur unterscheidet.

Noch komplizierter wird dies, wenn es zu Umstrukturierungen im Unternehmen kommt und dann die bis dato noch halbwegs nachvollziehbare Strukturierung völlig ihre Relevanz verliert. Und auch die enorme Anzahl an Inhalten/ Bereichen im Intranet, erschwert die Orientierung zusätzlich.

Eine Lösung von der Abteilungsorientierung ist unbedingt erforderlich, um das Intranet an die Bedürfnisse der Nutzer anzupassen. Der Weg muss zu einer themen- bzw. aufgabenbezogenen Strukturierung der Inhalte führen. Um diese Strukturierung zu ermitteln, bedarf es der Unterstützung der Mitarbeiter. Die mentalen Modelle der Mitarbeiter können mit Hilfe eines Card Sorting ermittelt und zu einer Gesamtstruktur optimiert werden. Ein solches Card Sorting kann entweder offen oder geschlossen durchgeführt werden. Bei einem offenen Card Sorting gruppieren die Teilnehmer die Inhalte und benennen die einzelnen Gruppen und damit die späteren Hauptrubriken selbst. Bei einem geschlossenen Card Sorting werden die Hauptrubriken bereits vorgegeben und die Inhalte diesen Rubriken zugeordnet.

Wie bereits im ersten Forschungsbeitrag zum Thema Intranet-Relaunch skizziert, ist es auch hier enorm wichtig, die neue Struktur „allen“ Mitarbeitern zu erläutern und vorzustellen. So schlecht die alte Struktur auch gewesen sein mag, Nutzer entwickeln Strategien um sich dennoch darin zurechtzufinden, eine Veränderung bedarf deshalb immer erst einmal einer Eingewöhnung und Einarbeitung.

Um neuen strukturellen Wildwuchs im Intranet Einhalt zu gebieten, sollten die Autoren vor Einführung der neuen Informationsarchitektur geschult werden. Jede Abteilung sollte einen speziell geschulten Autor haben, der den anderen Autoren bei Problemen helfen kann und die Qualität und Relevanz der eingestellten Artikel prüft. So kann auch ein Content Manager zur Prüfung eingesetzt werden, ob noch alle Artikel aktuell und relevant sind. Aber auch die Autorenrichtlinien gehören regelmäßig auf den Prüfstand und sind ggf. zu erneuern, da sich sowohl das Unternehmen als auch das technische Umfeld stetig weiterentwickeln.

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